Hướng dẫn công tác kế hoạch trong thời gian dấu thầu dự án EPCIC

Khi một dự án (EPCIC-Engineering, Procurement, Construction, Installation, Commissioning) bắt đầu thì nguồn thông tin đầu mối là vô cùng quan trọng và đầu mối này bắt nguồn từ phòng tổ dự thầu dự án thuộc phòng phát triển kinh doanh. Trong đó công tác kế hoạch đóng 1 vai trò quan trọng trong việc hoàn thành hồ sơ thầu này.

Để hiễu rõ hơn về công tác kế hoạch trong thời gian đấu thầu dự án, tôi xin đưa ra những điểm chính sau:

Bước 1: PHỐI HỢP CÁC BỘ PHẬN (NHÓM) TRONG TỔ ĐẤU THẦU, XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHI TIẾT (OVERALL SCHEDULE) LÀ BAO GỒM:

- Các công tác chuẩn bị chung cho dự án (Front End Activities):

  • Công tác điều động nhân sự Ban dự án, Công tác chuẩn bị Văn phòng, Máy móc thiết bị văn phòng, Bãi thi công, Công tác chuẩn bị Quy trình thi công/ Nhân lực trực tiếp, Công tác điều động Sub-contract (NDT/ Rolling/ Leak Test/ Weighing/ Load-out/ T&I/ HUC…)

- Công tác thiết kế chi tiết (Detail Design)

  • Phối hợp với bộ phận phụ trách Thiết kế Chi tiết (thường là nhà thầu Thiết kế Chi tiết), căn cứ vào phạm vi công việc của dự án sơ bộ xây dựng cấu trúc phân việc của phần Thiết kế Chi tiết. Làm việc trực tiếp với nhà thầu Thiết kế Chi tiết hoặc dựa vào các bản kế hoạch Thiết kế Chi tiết của các dự án tương đương để sơ bộ đưa ra các công việc tương ứng với cấu trúc phân việc đã xây dựng;
  • Dựa vào thông tin tài liệu Thiết kế Sơ bộ (Front-End Engineering Design -FEED), thông tin chi tiết Material Take Off (bảng bóc tách vật tư) để sơ bộ phân loại, định dạng và chia các gói mua sắm (công tác này được thực hiện đầu tiên bởi nhóm Thiết kế, Kỹ thuật của tổ Dự thầu Dự án).Phối hợp với bộ phận mua sắm trong công tác xây dựng, cập nhật các thông tin thay đổi của các gói mua sắm nhằm hoàn thiện Procurement Plan trước khi đưa vào Overall Schedule.

- Công tác mua sắm (Procurement Plan)

  • Công tác này được thực hiện bởi nhóm Kế hoạch tổ Dự thầu Dự án. Bằng việc thu thập thông tin từ các tổ Phát Triển Kinh Doanh, tổ Dự Thầu hoặc liên hệ, trao đổi trực tiếp với Khách hàng đề có được thông tin chính xác về số lượng, thời điểm cung cấp các vật tư Free Issue.Xây dựng cấu trúc phân việc (WBS) và các công việc chi tiết (Activity) thể hiện số lượng, khoảng thời gian (duration), mốc thời gian (milestone) từ các thông tin vật tư Free Issue mà chúng ta có được.
  • Sau khi có được danh sách các gói mua sắm cần thực hiện trong phạm vi công việc được giao từ nhóm Thiết kế, Kỹ thuật của tổ Dự thầu Dự án, nhóm Mua sắm sẽ thực hiện việc khảo sát thị trường và bằng các nguồn thông tin có sẵn hoặc dựa trên dữ liệu kinh nghiệm được thống kê từ các dự án đã thực hiện để xác định thời gian (duration) cần thiết để hoàn thành mỗi gói mua sắm này từ bước TR tới bước Delivery.
  • Xây dựng cấu trúc phân việc (WBS) và các công việc chi tiết (Activity) thể hiện quá trình thực hiện việc mua sắm từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc cho từng gói.Căn cứ vào các thông tin có được từ phía CĐT về thời điểm cung cấp các gói vật tư Free Issue; căn cứ vào thông tin vật tư bộ phận Thi công cần để đưa vào sản xuất (ROS), nhóm Mua sắm sẽ xây dựng bảng tổng hợp thể hiện kế hoạch cung cấp, mua sắm toàn bộ (hoặc một phần) vật tư phục vụ cho Dự án (Procurement Plan).
  • Tổng hợp, xây dựng cấu trúc phân việc (WBS) và các công việc chi tiết (Activity) dựa trên bản Kế hoạch mua sắm (Procurement Plan) hoàn chỉnh trên phần mềm Primavera.

- Công tác thi công (Construction)

  • Nhóm Kỹ thuật của tổ Dự thầu Dự án sẽ tìm hiểu, phân tích, đánh giá toàn bộ phạm vi công việc Thi công phải thực hiện để sơ bộ xác định phương án thi công tổng thể (Fabrication Sequence) cũng như các phương án thi công chi tiết (Deatil Fabrication Sequence). Thông thường với đặc thù dự án mà PMC đã thực hiện các Fabrication Sequence đã được xác định. Tuy nhiên qua nhiều năm, với việc ngày càng nâng cao năng lực thi công bằng cách trang bị các máy móc thiết bị hiện đại thì các Fabrication Sequence cũng dần được cập nhật, thay đổi theo thực tế.
  • Dựa trên các Fabrication Sequence đã có, xây dựng cấu trúc phân việc (WBS) cho từng Fabrication Sequence nhỏ tiến tới hoàn thiện cấu trúc phân việc cho Fabrication Sequence tổng thể của từng Jackets, Topside, .v.v. Dựa trên các cấu trúc phân việc đã xây dựng nêu trên, nhóm Kế hoạch của tổ Dự thầu Dự án sẽ chi tiết các công việc phải thực hiện trong mỗi cấu trúc phân việc đó nhằm thể hiện một cách sơ bộ nhất nhưng công việc phải làm.
  • Trong thực tế, nội dung chi tiết các công việc thể hiện trong phần Thi công có thể rất cụ thể, tuy nhiên tùy theo yêu cầu cũng như đặc thù của từng dự án mà chúng ta điều chỉnh cho phù hợp.Với Kế hoạch thi công được xác định, nhóm Kế hoạch tổ Dự thầu Dự án đưa ra ngày Required on Site (ROS) tương ứng và gửi thông tin này tới nhóm Mua sắm tổ Dự thầu Dự án để xây dựng lại Kế hoạch Mua sắm của dự án với căn cứ dựa vào Duration từng gói đã được xác định ở trên.
  • Trong điều kiện các thông tin đầu vào của dự án không đổi, các mốc ROS này sẽ được giữ nguyên trong suốt quá trình thực hiện dự án. Tuy nhiên, thực tế thực hiện không được như vậy. ROS đưa ra trong quá trình Đấu thầu chỉ phù hợp tại thời điểm đó. Nó sẽ được thay đổi nếu các thông tin đầu vào của dự án thay đổi hoặc thực tế xây dựng Fabrication Sequence thay đổi (điều này đối với chúng ta là thường xuyên xảy ra).

- Công tác vận chuyển, lắp đặt ngoài biển (Transportation & Offshore Installation)

  • Dựa trên cấu trúc phân việc, căn cứ vào phạm vi công việc của dự án đưa ra chi tiết các công việc cần phải thực hiện. Với công tác này, nhóm Kế hoạch của tổ Dự thầu Dự án sẽ phối hợp với nhóm Kỹ thuật của tổ Dự thầu Dự án bàn bạc, thống nhất đưa ra các công việc cụ thể phù hợp với phạm vi công việc mà Dự án yêu cầu. Trên thực tế các công việc này sẽ được đưa ra dựa trên việc tham khảo các bản Kế hoạch T&I của các dự án trước đó. Mọi công việc đưa ra chỉ nhằm thể hiện một cách sơ bộ, chung nhất công tác T&I. Về chi tiết sẽ được cụ thể hóa sau khi trúng thầu và xác định được nhà thầu T&I.

- Công tác đấu nối, kiểm tra, vận hành thử toàn bộ hệ thống giàn khoan (Hook Up and Commissioning)

  • Dựa trên cấu trúc phân việc, căn cứ vào phạm vi công việc của dự án đưa ra chi tiết các công việc cần phải thực hiện. Với công tác này, nhóm Kế hoạch của tổ Dự thầu Dự án sẽ phối hợp với nhóm Kỹ thuật của tổ Dự thầu Dự án bàn bạc, thống nhất đưa ra các công việc cụ thể phù hợp với phạm vi công việc mà Dự án yêu cầu. Trên thực tế các công việc này sẽ được đưa ra dựa trên việc tham khảo các bản Kế hoạch HUC của các dự án trước đó. Mọi công việc đưa ra chỉ nhằm thể hiện một cách sơ bộ, chung nhất công tác HUC. Về chi tiết sẽ được cụ thể hóa sau khi trúng thầu và xác định được nhà thầu HUC.

Bước 2: TỔNG HỢP, CHỈNH SỬA, HOÀN THIỆN VÀ ĐỆ TRÌNH LÀ BAO GỒM:

- Phối hợp, tổng hòa các kế hoạch chi tiết, liên kết các công việc, nhóm công việc đó lại với nhau:

  • Tại bước 1, kế hoạch sơ bộ của từng phần việc (Engineering/ Procurement/ Construction/ Transportation and Installation/ Hook Up and Commissioning) đã được hình thành. Tuy nhiên đó là các phần kế hoạch mang tính cục bộ thể hiện đặc thù phạm vi công việc cũng như trình tự công việc của mỗi phần đó.Để hoàn thành bộ kế hoạch tổng thể (Overall Schedule) cho dự án, cũng như đáp ứng yêu cầu của tổ Dự thầu Dự án nhóm Kế hoạch dự án phải thực hiện công tác Phối hợp, Tổng hòa các kế hoạch chi tiết mỗi phần nêu trên. Tiếp theo phải thực hiện việc liên kết (logic link) các công việc liên quan, ảnh hưởng tới nhau trong mỗi nhóm nhỏ. Liên kết các công việc liên quan, ảnh hưởng tới nhau giữa các nhóm nhỏ. Liên kết các công việc liên quan, ảnh hưởng tới nhau giữa các phần.Thực tế đây là những thao tác kỹ thuật và phần nhiều dựa vào kỹ năng và kinh nghiệm của một Nhân viên Kế hoạch (Planner). Ngoài ra, chất lượng của Overall Schedule phụ thuộc vào số lượng, chất lượng thông tin của Dự án mà Planner đó thu thập được.

- Chỉnh sửa, thêm, bớt các cấu trúc phân việc, công việc, liên kết các công việc, nhóm công việc lại với nhau

  • Trong quá trình thực hiện việc Dự thầu Dự án mặc dù thời gian không nhiều (trung bình từ 1-2 tháng), tuy nhiên các thông tin về dự án liên tục được thay đổi, cập nhật. Vì vậy việc Overall Schedule cũng phải thay đổi, cập nhật là điều không thể tránh khỏi.Để phù hợp với nhưng thông tin thay đổi đó, thao tác kỹ thuật như thêm, bớt các cấu trúc phân việc (WBS), các công việc và liên kết liên quan giữa các công việc, nhóm công việc sẽ được Planner thực hiện.
  • Thông thường Overall Schedule sẽ là tài liệu hoàn thành gần như muộn nhất trước khi đệ trình, phê duyệt và tập hợp trong tổng thể các hồ sơ, tài liệu phục vụ Dự thầu Dự án. Các thông tin thay đổi, cập nhật của Engineering/ Procurement/ Construction/ Transportation and Installation/ Hook Up and Commissioning sẽ được nhóm Thiết kế, Kỹ thuật gửi tới nhóm Kế hoạch tổ Dự thầu Dự án để cập nhật vào Overall Schedule.

- Phát hành tới các bộ phận liên quan, nhận phản hồi từ các bộ phận (nếu có) trong nhóm đấu thầu:

  • Trình tự thao tác này được căn cứ vào Quy trình Lập và Quản lý Kế hoạch dự án mà Phòng Kế hoạch đã biên soạn và đệ trình Ban ISO Công ty.Mặc dù mức độ chi tiết của Overall Schedule khi chuẩn bị cho hồ sơ Dự thầu Dự án không cao (thông thường ở mức Level 2), tuy nhiên công tác hoàn thiện và phát hành tới các bộ phận liên quan trong tổ Dự thầu Dự án là việc cần thiết nhằm gắn trách nhiệm phối hợp cùng xây dựng nên Overall Schedule một cách hoàn chỉnh và giảm thiểu các sai sót nhất có thể.Các bộ phận liên quan (nhóm Thiết kế, Kỹ thuật/ nhóm Mua sắm/ nhóm Thi công…) sẽ có trách nhiệm xem xét, đưa ra các đánh giá, cập nhật (nếu có) và phản hồi về cho nhóm Kế hoạch của tổ Dự thầu Dự án.

- Cập nhật, điều chỉnh những thay đổi (nếu phù hợp), hoàn thiện:

  • Với những thông tin phản hồi có được từ các nhóm trong tổ Dự thầu dự án, nhóm Kế hoạch sẽ thực hiện việc xem xét, điều chỉnh những thay đổi (nếu xét trên tổng thể thấy phù hợp).Trong trường hợp nhóm Kế hoạch nhận thấy nhưng đánh giá, cập nhật từ các nhóm trong tổ Dự thầu Dự án đưa ra chưa phù hợp thì sẽ trực tiếp làm việc với các nhóm có những đánh giá, cập nhật đó để bàn bạc, trao đổi nhằm thống nhất được phương án, cấu trúc phân việc, công việc một cách tối ưu nhất trước khi đưa vào trong Overall Schedule.

In bản cứng, đệ trình, gửi bản mềm cùng bản cứng đã được phê duyệt tới bộ phận đấu thầu phòng PTKD:

  • Đây là công tác không đòi hỏi nhiều công sức thao tác nhưng là một phần rất quan trọng trong việc hoàn thiện trọng vẹn bộ Kế hoạch Dự án thực hiện tham dự thầu.Khi toàn bộ các công tác, phần việc trên đây được hoàn thiện, Overall Schedule sẽ được in ra bản cứng (hard copy) và đệ trình tới người có trách nhiệm trong tổ Dự thầu Dự án (thường là tổ Trưởng hoặc cá nhân được tổ trưởng ủy quyền) để xem xét, phê duyệt.
  • Cùng với bản cứng (đã được phê duyệt), nhóm Kế hoạch của tổ Dự thầu Dự án sẽ gửi kèm bản mềm (soft copy) tới nhóm Dự thầu tổ Dự thầu Dự án (nhóm này thuộc phòng PTKD) để tổng hợp và cùng các bộ hồ sơ, tài liệu khác hoàn thiện trọng bộ hồ sơ Dự thầu Dự án đệ trình tới Khách hàng (Client) theo như thời hạn quy định trong thư mời Chào giá/ thầu.
Bài cộng tác của chuyên viên phòng Kế Hoạch công ty PTSC M&C

Ý kiến phản hồi